1. Wie zijn wij?

HES Consultancy International (HCI) is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via onze websites, scans, zakelijke communicatie en ondersteunende systemen worden verwerkt.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij beperken persoonsgegevens tot wat voor het zakelijke doel noodzakelijk is. Afhankelijk van uw gebruik kan het gaan om naam, zakelijke contactgegevens, bedrijf, functie, correspondentie, scan-antwoorden en beperkte website-interacties na toestemming.

Wij verwerken geen bijzondere categorieen persoonsgegevens in onze AI-workflows en vragen gebruikers om zulke informatie niet in te voeren.

3. Doeleinden en grondslagen

De precieze grondslag hangt af van de concrete verwerking. Bij twijfel of wijziging van het doel beoordelen wij dit opnieuw.

4. Cookies en meting

Wij gebruiken geen advertentiecookies van derden. Noodzakelijke instellingen, zoals taalvoorkeur, kunnen in een cookie worden bewaard. Gedragsmeting via HCI SignalMesh start alleen volgens de op de website getoonde toestemmingskeuze.

5. SignalMesh

SignalMesh helpt zakelijke interesse en gebruikspatronen te herkennen. De website kan na de toepasselijke toestemmingskeuze interacties zoals klikken, tijd op pagina en scrolldiepte verwerken. HCI gebruikt deze signalen als ondersteuning voor menselijke beoordeling.

5a. AI-ondersteunde verwerking

HCI gebruikt zakelijke AI-diensten voor onder meer samenvatten, structureren, analyse, het opstellen van zakelijke content en ondersteuning van rapportages. Alleen gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn mogen worden ingevoerd.

AI ondersteunt het werk van HCI; een medewerker blijft verantwoordelijk voor de beoordeling en de uiteindelijke beslissing.

Voor zakelijke AI-diensten gelden de contracten, DPA's, productinstellingen en subverwerkers van de betreffende leverancier. HCI gebruikt voor persoonsgegevens uitsluitend zakelijke diensten en instellingen die voor het beoogde doel passend zijn.

5b. Publiceren op LinkedIn (Observator)

Als u uw LinkedIn-profiel koppelt aan Observator, de publicatietool van HCI, verwerken wij uw LinkedIn-lid-ID, een versleuteld toegangstoken en de ID's van de posts en reacties die wij namens u plaatsen. Wij gebruiken dit alleen om de posts die u hebt ingepland of goedgekeurd op uw eigen profiel te plaatsen en er één reactie met een link onder te zetten.

Wij lezen uw connecties, berichten of gegevens van andere leden niet, en wij gebruiken LinkedIn-gegevens niet voor advertenties of verkoopgerichte selectie. De gegevens staan in de EU (Duitsland). U kunt de koppeling altijd verbreken; wij verwijderen het token en de bijbehorende gegevens dan binnen 30 dagen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met u (art. 6 lid 1 sub b AVG).

6. Verwerkers en dienstverleners

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Voor onze bedrijfsvoering kunnen wij de volgende partijen inschakelen voor zover dat noodzakelijk is:

Een actuele lijst van relevante (sub)verwerkers en contractuele waarborgen wordt intern bijgehouden en op verzoek toegelicht.

6a. Doorgifte buiten de EER

Sommige leveranciers of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat gebeurt, gebruikt HCI de toepasselijke doorgiftemechanismen, zoals een adequaatheidsbesluit of de Standard Contractual Clauses (SCC's), en beoordeelt HCI aanvullende waarborgen waar dat nodig is.

Wij doen daarom geen algemene belofte dat alle AI-verwerking uitsluitend binnen de EU plaatsvindt.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten, contractuele verplichtingen en beveiligingsvereisten. Specifieke productretentie van AI-leveranciers kan verschillen en wordt in het verwerkingsregister vastgelegd.

8. Beveiliging

Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder TLS, beperkte toegangsrechten, zakelijke accounts en waar beschikbaar privacy- en retentie-instellingen van onze leveranciers.

9. Uw rechten

U kunt, voor zover de AVG dat bepaalt, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming. U kunt ook om menselijke beoordeling vragen wanneer een AI-ondersteunde verwerking een rol heeft gespeeld.

10. Verzoeken en bezwaar

Stuur uw verzoek naar info@hes-consultancy-international.com met onderwerp 'AVG-verzoek'. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

11. Wijzigingen en contact

Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze werkwijze, leveranciers of wettelijke verplichtingen wijzigen. De datum bovenaan toont de laatste inhoudelijke update.

Voor privacyvragen: info@hes-consultancy-international.com.

1. Who are we?

HES Consultancy International (HCI) is the controller for personal data processed through our websites, assessments, business communications and supporting systems.

2. What data do we process?

We limit personal data to what is necessary for the relevant business purpose. Depending on how you use our services this may include your name, business contact details, company, role, correspondence, assessment answers and limited website interactions after the applicable consent choice.

We do not put special-category personal data into our AI workflows and ask users not to provide such information.

3. Purposes and legal bases

The exact legal basis depends on the specific processing. We reassess it when the purpose changes or where the context requires it.

4. Cookies and measurement

We do not use third-party advertising cookies. Necessary preferences, such as language, may be stored in a cookie. Behaviour measurement through HCI SignalMesh starts only in accordance with the consent choice shown on the website.

5. SignalMesh

SignalMesh helps us recognise business interest and usage patterns. After the applicable consent choice, the website may process interactions such as clicks, time on page and scroll depth. HCI uses these signals to support human review.

5a. AI-assisted processing

HCI uses business AI services for activities such as summarising, structuring, analysis, drafting business content and supporting reports. Only data necessary for the relevant purpose may be submitted.

AI supports HCI's work; a human remains responsible for review and the final decision.

Business AI services are governed by the applicable contracts, DPAs, product settings and subprocessors of the relevant provider. HCI uses business services and settings appropriate to the intended purpose when personal data is involved.

5b. LinkedIn publishing (Observator)

When you connect your LinkedIn profile to Observator, HCI's publishing tool, we process your LinkedIn member ID, an encrypted access token, and the IDs of the posts and comments we publish on your behalf. We use this only to publish the posts you have planned or approved to your own profile and to add one comment with a link.

We do not read your connections, messages or other members' data, and we do not use LinkedIn data for advertising or sales targeting. Data is stored in the EU (Germany). You can disconnect at any time; we then delete the token and the related data within 30 days. Legal basis: performance of our agreement with you (Art. 6(1)(b) GDPR).

6. Processors and service providers

We do not sell personal data. Where necessary for our operations, we may use the following providers:

HCI maintains an internal record of relevant (sub)processors and contractual safeguards and can provide further information on request.

6a. Transfers outside the EEA

Some providers or their subprocessors may process personal data outside the European Economic Area. Where this occurs, HCI relies on applicable transfer mechanisms, such as an adequacy decision or the Standard Contractual Clauses (SCCs), and assesses supplementary safeguards where required.

We therefore do not make a blanket claim that all AI processing takes place exclusively within the EU.

7. Retention

We retain personal data no longer than necessary for the purpose for which it was processed, taking account of statutory retention duties, contractual obligations and security requirements. Product-specific retention by AI providers may differ and is recorded in our processing register.

8. Security

We apply appropriate technical and organisational measures, including TLS, limited access rights, business accounts, and available privacy and retention controls offered by our providers.

9. Your rights

Where provided by the GDPR, you may request access, correction, deletion, restriction, portability, object to processing and withdraw consent. You may also ask for human review where AI-assisted processing has played a role.

10. Requests and objections

Send your request to info@hes-consultancy-international.com with subject 'GDPR request'. We may ask for additional information to verify your identity.

11. Changes and contact

We may update this policy when our practices, providers or legal obligations change. The date at the top shows the latest substantive update.

Privacy questions: info@hes-consultancy-international.com.